Nytt biblioteksystem
Her finner du nyheter knyttet til anskaffelsene av "Discovery and Delivery tool" og "Library Services Platform" (det nye biblioteksystemet).
Se egen blogg om små og store saker knyttet til Discovery-innføringen: http://blogs.bibsys.no/discovery/
07/05 2013 Status for anskaffelsen av en Library Services Platform (LSP)
BIBSYS har startet prosessen med å anskaffe erstatningen for dagens biblioteksystem. Vi omtaler dette som en Library Services Platform (LSP). Anskaffelsesprosessen som er to-delt, ble kunngjort internasjonalt 19. mars. Aktuelle leverandører har nå meldt sin interesse for å gi tilbud.
Fredag 3. mai fikk de kvalifiserte tilbyderne tilsendt tilbudsgrunnlaget som blant annet inneholder en omfattende kravspesifikasjon. Leverandørene skal levere sine tilbud innen 17. juni 2013.
Ut over høsten vil vi evaluere tilbudene og forhandle med leverandørene. Vi vil be om bistand fra noen institusjoner for å gjennomføre praktisk testing av produktene. Til slutt vil vi gjøre et valg og håper å kunne signere kontrakt med valgt leverandør i desember. Målet er å ha det nye systemet i drift fra 2015.
18/03 2013 Leverandør av sluttbrukerverktøy (Discovery and Delivery tool) er valgt
På Brukermøtet den 12. mars kunngjorde BIBSYS at Ex Libris er valgt som leverandør med produktet Primo Discovery and Delivery som nytt sluttbrukerverktøy for Biblioteksystemkonsortiet.
BIBSYS vil komme med mer informasjon så snart kontrakten er signert. For mer informasjon om Primo, viser vi til leverandørens produktsider: http://www.exlibrispublications.com/primo/
11/03 2013 Nytt Discovery-verktøy
BIBSYS skal anskaffe et «discovery»-verktøy. Hva er egentlig et discovery-verktøy, og hva vil det bety for biblioteket og brukerne?
I dag finner brukerne ofte informasjon via Google. I tillegg tilbys søk i BIBSYS Ask, det finnes A-Z inngang til databaser og tidsskrift, egen søkeboks for søk i institusjonelt arkiv og en annen boks for artikkelsøk. Mange nyttige ressurser for sluttbrukere på alle nivå, men problemet er at brukerne på forhånd må bestemme seg for hvilken boks de skal søke i: ønsker jeg artikkel eller e-bok, eller bør jeg søke direkte i en fagdatabase? Målet med et discovery-verktøy er å forene alle informasjonskildene til én søkekilde, én inngang til ressursene. Et discovery-verktøy har også tilgang til en lenketjener, slik at elektroniske ressurser blir direkte tilgjengelige.
Nøkkelen til en enhetlig og rask inngang til ressursene ligger i at det bygges en sentralindeks. Et discovery-verktøy leveres med en enorm sentralindeks med ressurser høstet fra store og små utgivere, tidsskrifteleverandører, Open Access-arkiver m.m. Det er stort fokus på å indeksere så mange ressurser som mulig på fulltekstnivå, slik at vi får bedre søk i dybden. I tillegg kan vi legge til lokale databaser for indeksering, slik at bredden blir stor. Bibliotekkatalogen blir naturligvis også lagt til i indeksen, med sanntidsoppdatering av utlånsstatus. Ved at ressursene høstes og indekseres på forhånd, kan relevansen på trefflisten bli bedre enn ved søking via tradisjonelt samsøk. Man unngår også den sene responstiden eller manglende respons fra noen kilder, som ofte er tilfellet med samsøk.
Et discovery-verktøy vil tilby mange muligheter for avgrensning av søket. Via fasetter kan man avgrense til ønsket språk, år, format, emne, eventuelt kun fulltekst hvis man ønsker det, eller bare fagfellevurderte artikler eller utvalgte kilder osv. Mulighetene for avgrensning via fasetter varierer noe mellom de ulike leverandørene, men er en vesentlig suksessfaktor for et discovery-verktøy. For Biblioteksystemkonsortiet er det også avgjørende at man i tillegg til å søke i hele sentralindeksen har mulighet til å avgrense søk til eget biblioteks ressurser, samt til konsortiets ressurser. Discovery tilbyr også avansert søk med mulighet til å velge søkefelt, bruk av boolske operatorer og lignende.
Mange tenker kanskje på et discovery-verktøy som ‘nok et nytt søkeverktøy’, men er det kanskje mer riktig å kalle det et oppdagelsesverktøy? Det kan fungere som en inngang til ressurser brukeren ikke var klar over fantes, som nå blir indeksert og søkbar fra sentralindeksen. Den enhetlige inngangen til de ulike ressurstyper gjør discovery til en portal til informasjonskildene. Det kan fungere som en peker til videre søk i for eksempel fagdatabaser slik at man kan fortsette søket i databasens originale grensesnitt, hvis ønskelig.
Ikke alle ressurser kan inkluderes i sentralindeksen, fordi leverandøren ikke tillater det, eller at det er tekniske hindringer. Noen databaser vil falle utenfor – og bibliotekene må finne gode løsninger for å tilby disse basene til sine brukere (f.eks. via samsøk). Det er også viktig at relevansalgoritmen er god og til å stole på.
Hva vil bibliotekene oppnå med å innføre et discovery-verktøy? Målet er å få lettere tilgang til ressursene og dermed bedre utnyttelse av alt biblioteket kan tilby. BIBSYS håper og tror dette verktøyet vil bidra til at bibliotekene styrker sin posisjon som tilbyder av kunnskapskilder.
01/02 2013 Mottatt tilbud – Discovery and Delivery
Tirsdag 29. februar mottok BIBSYS tilbud fra de kvalifiserte leverandørene på nytt «Discovery and Delivery»-verktøy. I løpet av februar vil vi evaluere svarene og teste systemene. I tillegg til tett dialog med Styringsgruppen underveis i prosessen er det opprettet en arbeidsgruppe med deltakere fra institusjonene som hjelper oss med å teste systemene. Etter planen vil Styringsgruppen og BIBSYS innstille en av leverandørene 27. februar. Offentliggjøring av valgt leverandør vil bli kunngjort på BIBSYS Brukermøte.
17/12 2012 Status for anbudsprosessen Discovery and Delivery
Som tidligere kunngjort er BIBSYS i gang med en anskaffelse som vil gi alle konsortiets medlemmer tilgang til et sluttbrukerverktøy og en lenketjener. Anskaffelsen kjøres som en begrenset anbudskonkurranse i to trinn.
Vi er nå ferdig med første trinn som var en prekvalifiseringsrunde. Tirsdag 11. desember ble de kvalifiserte tilbyderne inviterte til å delta i konkurransen og fikk tilsendt kvalifikasjonsgrunnlaget som blant annet inneholder kravspesifikasjonen. Leverandørene skal levere tilbud til BIBSYS innen 28. januar 2013.
02/11 2012 Kunngjøring av anbud på nytt søkeverktøy
BIBSYS har nå kunngjort anbudet om anskaffelse av nytt søkeverktøy ("Discovery og delivery") på Doffin sine nettsider:
(http://www.doffin.no/search/show/search_view.aspx?ID=NOV186757).
Første runde er en prekvalifisering, der de tilbyderne som ønsker å levere tilbud må bestå gitte kvalifikasjonskrav. I løpet av desember vil vi kunngjøre hvilke tilbydere som blir med videre i prosessen, og som dermed får kravspesifikasjonen. Valg av leverandør antas å skje i mars 2013.
11/10 2012 Nytt, kraftfullt søkeverktøy for bibliotekenes brukere
Styret vedtok på møtet 25. juni 2012 at BIBSYS skulle starte prosessen med å anskaffe et «discovery»-verktøy på vegne av konsortiet
I tiden før og etter bruddet med OCLC har BIBSYS i tett samarbeid med Styringsgruppen arbeidet med å se på veien videre for konsortiet.
Behovet for en modernisering av biblioteksystemet er stort, og i tillegg er det enighet om at dagens søkeverktøy for brukerne trenger et løft.
Styret vedtok på møtet 25. juni 2012 at BIBSYS skulle starte prosessen med å anskaffe et «discovery»-verktøy på vegne av konsortiet.
Parallelt vil BIBSYS arbeide med anskaffelse av et nytt biblioteksystem.
Felles søkeplattform
Det har lenge vært et behov for å gi sluttbrukere bedre søkemuligheter på tvers av alle tilgjengelig ressurser. Studenter og forskere må i dag forholde seg til
en rekke søkeinnganger for å nå de ulike ressursene bibliotekene tilbyr. Et «discovery»-verktøy vil tilby en felles søkeinngang for alle typer ressurser, dvs.
utover den tradisjonelle bibliotekkatalogen. Ved å indeksere eksterne ressurser i tillegg til lokale får brukeren en samlet treffliste med et bredt søkeresultat.
Det er også aktuelt å gi brukere mulighet til å søke i lokale ressurser som forelesningsunderlag, videoer m.m.
Anskaffelsesprosessen
Arbeidet med «discovery»-anbudet er godt i gang. Det er opprettet en arbeidsgruppe som bistår BIBSYS i arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjon samt sikrer at
institusjonenes krav blir ivaretatt. Det er allerede avholdt to workshops med gruppen, og eventuelle møter etter dette vil avholdes ved behov. Offentliggjøring av anbudet vil skje i løpet av oktober. På nyåret vil vi gå gjennom en grundig evaluering-/testfase før vi velger det systemet som er best egnet for konsortiet. Vi planlegger å ha et system
i prøvedrift i løpet av mars/april. BIBSYS har som mål å tilby systemet i full drift i god tid før semesterstart høsten 2013.
Oppgaven til BIBSYS er å tilby gode og tidsriktige løsninger som gagner konsortiet som helhet. Dette innebærer en ny og forbedret «disovery»-løsning så
fort som mulig parallelt med at vi jobber med å skaffe et nytt biblioteksystem
14/8 2012 Nytt biblioteksystem for BIBSYS Biblioteksystemkonsortium
BIBSYS har i form av nyhetsbrev, BIBSYS-Nytt og seminarer/presentasjoner jevnlig informert Biblioteksystemkonsortiets medlemmer om fremdriften i prosjektet for nytt biblioteksystem. Som tidligere meddelt, har det siden høsten 2011 vært omfattende diskusjoner med OCLC for å avklare viktige spørsmål samt å lage en revidert tidsplan. Vi har nå kommet frem til en avklaring som følger:
Joint statement on ending the Agreement between BIBSYS and OCLC
Since November 2010, OCLC and BIBSYS have been working together on an innovative online library platform/infrastructure for the Norwegian library community. Regrettably we announce jointly that our agreement will be discontinued, due to differences in timing and interpretation of what the solution would entail for BIBSYS, as a system integrator.
We are disappointed that we could not jointly arrive at a solution that was mutually agreeable within the acceptable time schedule, although we earnestly searched for solutions. We both believe there are still possibilities for future cooperation.
BIBSYS beklager de ulempene dette medfører for konsortiet, men mener at det var på høy tid å komme til en avklaring.
Det er opprettet en arbeidsgruppe med deltagere fra brukerinstitusjonene, som skal bistå BIBSYS i arbeidet med å ferdigstille kravspesifikasjonen og sikre at kravene møter institusjonenes behov. Gruppen møtes 29. – 30. august.
Parallelt med anskaffelsen av et søke-/sluttbrukersystem vil vi fortsette arbeidet med å anskaffe nytt biblioteksystem. BIBSYS vil sammen med Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet vurdere omfanget av og formen på en slik anskaffelse. Styringsgruppen vil ha sitt neste møte 24. august.
Ta gjerne kontakt med BIBSYS v/direktør Frode Arntsen, dersom du har spørsmål eller kommentarer til denne saken.
8/5 2012 Status for prosjektet Nytt biblioteksystem
BIBSYS sitt styre har tidligere bedt om at det innen utløpet av 1. kvartal foreligger en klargjøring av viktige momenter som grunnlag for en revidert tidsplan for prosjektet Nytt biblioteksystem. Leverandøren (OCLC) presenterte sin plan for BIBSYS og Styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet på et felles møte den 27. mars. Deres plan er senere oversendt skriftlig og har vært behandlet av BIBSYS prosjektgruppe, Styringsgruppen og til slutt på BIBSYS styremøte den 3. mai. Planen gir ikke de nødvendige avklaringer på de viktige spørsmålene og er så overordnet at den ikke klargjør den videre prosess rundt leveranse av nytt biblioteksystem i tilstrekkelig grad.
Styret er ikke tilfreds med progresjonen i saken og har gitt administrasjonen føringer for den videre håndtering av kontrakten med OCLC.
23/3 2012 Status for prosjektet Nytt biblioteksystem
Det har dessverre vært lite informasjon om prosjektet fra BIBSYS i det siste. Dette skyldes at mange av sakene i prosjektet inneholder leverandørfølsom informasjon. På tross av dette kan vi si at utfordringene ligger i uklarhet rundt tid og innhold på leveransene fra OCLC.
Les mer om statusoppdateringen for prosjektet Nytt biblioteksystem
1/3 2012 Faggruppe for e-ressurser
BIBSYS har opprettet en faggruppe som skal ha fokus på e-ressurser i det nye biblioteksystemet. Målet er å: vurdere om rutinene og funksjonene knyttet til e‐ressurser tilfredsstiller behovene i BIBSYS‐konsortiet.
Les mer om sammensetning og mandat
17/2 2012 Nytt biblioteksystem – hva skjer?
Har prosjektet gått under jorden? Hvorfor hører vi ikke noe lenger? Spørsmålene er mange og svært forståelige.
Kort fortalt, så er OCLC kommet langt med modulene for utlån, akkvisisjon og e-ressurs-administrasjon. Disse har så langt vært kommentert av BIBSYS og ”Store Linjer”. Så snart OCLC har en egnet testnode på plass, kan vi involvere de første arbeidsgruppene i en gjennomgang av funksjonaliteten. Sluttbrukerløsningen foreligger som en standardløsning og finnes nå i en norsk tidligutgave. Arbeidet med datamigrering er kommet langt og de første, større prøveimportene for et par institusjoner finner sted i disse dager.
Prosjektet er imidlertid i en svært krevende fase. Som tidligere meldt, er det åpenbare forsinkelser i OCLCs leveranser, ikke minst med hensyn til å gi BIBSYS muligheten til å utvikle de nasjonale tilleggene.
Det er også noen viktige problemstillinger som BIBSYS og Styringsgruppen lenge har ønsket klargjort. OCLC har etter vår oppfatning ikke svart tilfredsstillende på sentrale områder. Vi antok at disse problemstillingene kunne avklares sist høst og at vi på dette grunnlaget kunne enes om en revidert tidsplan i løpet av 4. kvartal 2011. Dette viste seg umulig fordi OCLC trengte ytterligere tid til å ferdigstille noen av sine produktplaner.
Det er i hovedsak enighet mellom OCLC og BIBSYS om de overordnede målene, men det viser seg at vi har forskjellig syn på hva kontrakten forplikter leverandøren til å levere både ved leveransetidspunktet og underveis. Det kan være behov for en del juridiske avklaringer. Dette innebærer at vi på nåværende tidspunkt dessverre ikke kan gå ut med mer detaljert informasjon. Dette er beklagelig, men en avklaring forventes å foreligge i løpet av 1. kvartal, og vi vil da ha mulighet til å gi dere en mer utfyllende informasjon.
BIBSYS arbeider i den grad det lar seg gjøre med de nasjonale tilpasningene og med datamigreringen. OCLC videreutvikler produktene i tråd med sine planer. Men, parallelt med dette arbeider altså BIBSYS og OCLC sin ledelse med viktige avklaringer. I de avveiningene som må finne sted, er samspillet med Styringsgruppen svært viktig for BIBSYS. Vi vil sammen gi innspill til OCLC og råd til BIBSYS’ styre om den videre prosessen. Vi har også juridisk bistand fra NTNU.
Vi har fortsatt som mål å avklare ny tidsplan i løpet av 1. kvartal.
21/12 2011 Tidsplan for Nytt biblioteksystem
BIBSYS har i sin dialog med OCLC ikke lyktes med å avklare grunnlaget for en ny tidsplan før styremøte den 15. desember. Ny revidert tidsplan vil bli forelagt styret i BIBSYS i løpet av første kvartal 2012.
28/10 2011 Endring i tidsplanen for Nytt biblioteksystem
I forhold til kontraktens tidsplan har OCLC blitt forsinket med å levere utviklingsplattform og tilhørende tjenester.
Dette medfører en tilsvarende forsinkelse for BIBSYS i arbeidet med de nasjonale tilpasningene og implementeringen av systemet hos institusjonene.
Revidert tidsplan ventes å foreligge i løpet av desember.
27/10 2011 Konvertering av elektroniske gratisressurser
Før migrasjon av data til OCLC kreves en kartlegging av gratis nettressurser som er registrert i bibliotekbasen, og som er utgitt av bibliotekenes egne institusjoner.
Vi ber om at alle bibliotek (ved ansvarlig for elektroniske ressurser) fyller ut dette skjemaet og sender det til BIBSYS innen 14/11 2011. Se denne siden for mer informasjon, hjelpemidler og eksempel på ferdig utfylt skjema
Det vil være behov for flere slike avklaringer i den fremtidige konverteringen og migreringen av metadata til nytt system. På denne siden vil vi samle informasjon om disse avklaringene.
28/09 2011 Nytt biblioteksystem - høstmøtet
I kommunikasjonsplanen for Nytt biblioteksystem er det under oktober/november/desember 2011 oppført høstmøte på Gardermoen. Hensikten med å avholde et slikt møte var å komme med oppdatert informasjon til en større gruppe av våre brukere.
BIBSYS er nå i en aktiv arbeidsfase i prosjektet og jobber med å få orden på flere aspekt. Vi anser situasjonen slik at vi ikke har kapasitet til å holde dette møtet nå, og har i samråd med Styringsgruppen blitt enige om at vi heller prioriterer et godt og innholdsrikt program på Bibliotekmøtet i Stavanger 21. – 23. mars.
Vi vil i tiden frem mot Bibliotekmøtet gi oppdatert informasjon i våre kanaler, bibsys.no, nyhetsbrev og BIBSYS-Nytt.
22/09 2011 BIBSYS Biblioteksystem og årlig avgift 2012
BIBSYS er opptatt av å holde deltakeravgiften så lav som mulig, og spesielt unngå store topper. BIBSYS har derfor søkt Kunnskapsdepartementet om 5,0 mill. kr i ekstrabevilgning i 2012 for å dekke de ekstra kostnadene ved innføring av nytt biblioteksystem samtidig som dagens system skal driftes. En tildeling offentligjøres i forbindelse med fremlegging av Statsbudsjettet 6. oktober.
Dersom BIBSYS ikke tildeles ekstra midler fra Kunnskapsdepartementet, må deltakeravgiften økes mer enn pris- og lønnsvekst. BIBSYS vil sende ut brev om dette så snart statsbudsjettet foreligger, medio oktober. Dersom BIBSYS tildeles de ekstra midlene kan det beregnes en økning i henhold til det som fremkommer av %-vis pris- og lønnsvekst for sektoren i Statsbudsjettet.
22/03 2011 Informasjon om nytt biblioteksystem på BIBSYS Brukermøte
Representanter fra OCLC og BIBSYS presenterte planer, visjoner og det arbeidet som er gjort i forbinbdelse med utvikling og innføring av nytt biblioteksystem.
Presentasjonen og videoopptak fra brukermøtet er tilgjengelig her.
21/02 2011 Opprettelse av arbeidsgruppe
Arbeidsgruppen består av fagpersoner fra bibliotekene og representanter fra BIBSYS, som sammen skal utforme de store linjene i arbeidet med overgang til nytt biblioteksystem.
Publisering av kravspesifikasjon
Vi har blitt oppfordret til å tilgjengeliggjøre kravspesifikasjonen som ligger til grunn for valg av leverandør av nytt biblioteksystem.
Dette dokumentet er nå tilgjengelig og kan lastes ned fra denne siden. Vi minner også om kunngjøringen i DOFFIN og andre relevante dokumenter som er publisert på denne siden.
Tidsplan for innføring av nytt biblioteksystem
Det er utarbeidet en foreløpig plan for arbeidet med innføring av nytt biblioteksystem. Etter hvert som vi får innsikt i det nye systemet og får en dypere forståelse av tilleggstjenestene som skal implementeres, blir planen endret.
Foreløpig tidsplan for nytt biblioteksystem.
Se også BIBSYS Nytt nr 3-2010 for en lengre artikkel om arbeidet.
09/11 2010 Signering av kontrakt om nestegenerasjons biblioteksystem mellom OCLC og BIBSYS
BIBSYS og OCLC har signert kontrakt om leveranse av et nestegenerasjons biblioteksystem.
Roy Gundersen, Direktør for BIBSYS og Rein van Charldorp, Managing Director of OCLC Europe, the Middle East and Africa (EMEA) signerer kontrakten
Etter signeringen får BIBSYS tilgang til det nye systemet som er under utvikling, og kan begynne arbeidet med å forberede og legge til rette for overgangen fra dagens system til det nye. Det nye systemet skal være på plass i januar 2013.
30/06 2010 Valg av leverandør av nestegenerasjons biblioteksystem
NTNU annonserte 2.09.2009 anskaffelsen av et nestegenerasjons biblioteksystem på Ted. Seks leverandører ba om å bli kvalifisert, men tre ble avvist fordi de ikke oppfylte de publiserte kvalifikasjonskravene. Tre leverandører mottok spesifikasjonen men kun Ex Libris og OCLC leverte inn tilbud innen fristen 09.11.2009. Det ble tidlig klart at begge leverandørene hadde meget gode løsninger under utvikling og at prosessen med å gjøre et forsvarlig valg ville ta mer tid enn først antatt. Tilbudene er blitt vurdert opp mot de publiserte kriteriene for arkitektur, kommersielle vilkår/pris, funksjonalitet og leveransesikkerhet. NTNU og BIBSYS har hatt solid støtte fra Styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet og flere ressurspersoner utpekt av styringsgruppen.
På styremøte i BIBSYS den 18. juni ble det slått fast at forutsetningene for valg av leverandør er tilfredsstillende avklart. OCLC kom best ut i forhold til tildelingskriteriene og er derfor valgt til den avsluttende fasen med å etablere en kontrakt. NTNU informerte 25. juni leverandørene om resultatet med frist for en evt. klage på vedtaket satt til 09.07.2010.
Direktøren i BIBSYS har fått fullmakt fra styret til å gjennomføre prosessen med å etablere kontrakten. Dette arbeidet vil bli satt i gang etter ferien, og kontraktssignering er planlagt å skje i løpet av oktober.
Om OCLC
OCLC er en nonprofit, medlemskapsbasert biblioteksystem- og forskningsorganisasjon dedikert til offentlige formål for å fremme tilgang til informasjonen i verden og redusere informasjonskostnadene. Mer enn 72 000 bibliotek i 171 land og territorier rundt om i verden har brukt OCLC sine tjenester for katalogisering, oppslag, ressursdeling, eContent, bevaring, biblioteksadministrasjon og webtjenester. OCLC og deres verdensomspennende medlemsbibliotek samarbeider om å produsere og vedlikeholde WorldCat, som gjør denne til verdens største og rikeste database med bibliografisk informasjon. OCLC utgir Deweys desimalklassifikasjonssystem, det mest brukte biblioteksklassifikasjonssystem i verden. OCLC har hovedkontor i Dublin, Ohio, USA og har over 1200 ansatte over hele verden. For mer informasjon besøk http://www.oclc.org/.
Informasjon om løsningen fra OCLC
Løsningen som BIBSYS er i ferd med å anskaffe bygger på OCLC sitt nestegenerasjonsprodukt kalt Web-scale Management Services (WMS). Det er en nettbasert løsning som legger stor vekt på enhetlig og rasjonell håndtering av ulike medietyper.
Løsningen som er under utvikling er planlagt satt i drift for oss i 2013 og vil bygge på fire hovedkomponenter:
- Web-scale Management Services – kjernekomponentene i et moderne ILS
- WorldCat – Bibliotekkatalogen som vil inneholde vår katalog og 1,5 milliarder andre innslag
- WorldCat Local – Sluttbrukerverktøyet
- Produktark
- Eksempel på bruk hos et større universitet som inngår i et konsortium og som har 2 campus http://www.lib.washington.edu/
- WorldCat Link Manager – En lenketjener som gir tilgang til fulltekst
BIBSYS Styre og Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet
Prosessen med å skifte ut BIBSYS Biblioteksystem styres av institusjonene som deltar i konsortiet gjennom Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet. Denne vil komme med forslag til vedtak i BIBSYS Styre om alle vesentlige valg knyttet til prosessen. Styringsgruppen vil også komme med forslag til eventuelle interimsløsninger, for eksempel om det skal gjøres noe mer arbeid på Ask eller Embla. Arbeidet med anskaffelsesprosessen vil ha klar førsteprioritet for både Styringsgruppen og BIBSYS.
Referater fra møter i BIBSYS Styre
Referater fra Styringsgruppen for BIBSYS Biblioteksystem
Se denne siden for den tidligere behandlingen av behovsanalysen.
15/4 2010 Utskifting av HeftID
Ved overgang til et nytt biblioteksystem og konvertering av data fra en database til en annen database, må alle elementer i bibliotekbasen ha en unik identifikator.
I den forbindelse anbefaler BIBSYS at institusjonene begynner å bruke Hefte-KnyttID på nye hefter. Ved å begynne med unike HeftID allerede nå, reduseres antall hefter som må få ny ID før konverteringen foretas.
NB! BIBSYS anbefaler å vente med å skifte ut gamle heftid-strekkoder til vi vet mer om hvilke ID som må brukes i et nytt system.
Oppskrift på hvordan ta i bruk Hefte-KnyttID
5/3 2010 Oppdatert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem
Styret har på oppfordring fra styringsgruppen åpnet for en ny tidsplan som tillater at det brukes mer tid på å avklare noen få gjenstående spørsmål. Det forventes ingen flere utsettelser. Den nye tidsplanen er som følger:
- 15.04.2010 : Styremøte i BIBSYS som vil gi føringer for de avsluttende forhandlingene
- primo mai 2010 : Annonsering av kontraktstildeling, avsluttende forhandlinger med valgt leverandør fortsetter
- primo juni 2010 : Undertegning av kontrakt
10/2 2010 Oppdatert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem
Forhandlingene med leverandørene pågår og fortsetter etter følgende plan:
- 17.02.2010 : Styremøte i BIBSYS som vil gi føringer for de avsluttende forhandlingene
- medio mars 2010 : Annonsering av kontraktstildeling, avsluttende forhandlinger med valgt leverandør fortsetter
- medio april 2010 : Undertegning av kontrakt
4/12 2009 Revidert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem
Forhandlingene går framover men synes å kreve vesentlig mer tid enn forutsatt. Følgende reviderte tidsplan gjelder:
- – 29.01.2010 Forhandlinger
- 17.02.2010 Styremøte
- 25.02.2010 Annonsering av kontraktstildeling
16/10 2009 Revidert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem
På anmodning fra tilbydere har det blitt besluttet å utvide fristen for å levere tilbud med 14. dager. Vi håper dette vil bidra til å høyne kvaliteten på besvarelsene.
Den reviderte tidsplanen blir dermed som følger:
- 09.11.2009 Frist for å levere tilbud
- 16.11.2009 – 04.12.2009 Forhandlinger
- 11.12.2009 Styremøte
- 14.12.2009 Annonsering av kontraktstildeling
9/10 2009 Utsending av kravspesifikasjon og revidert tidsplan
Prosessen med å anskaffe nytt biblioteksystem har nå gått inn i neste fase. Fristen for å kvalifisere seg som leverandør gikk ut 2.10.2009. Svarene er evaluert og NTNU sendte 6.10.2009 ut invitasjon til de tre best kvalifiserte tilbyderne om å levere tilbud.
Disse tre oppfylte kvalifikasjonskravene og er således etablerte leverandører og har en internasjonal profil. Kravspesifikasjon og forslag til kontrakt ble vedlagt invitasjonen og leverandørene skal nå utarbeide sine tilbudsdokumenter.
Den reviderte tidsplanen er som følger:
- 27.10.2009 Frist for å levere tilbud
- 03.11.2009 – 20.11.2009 Forhandlinger
- 30.11.2009 Annonsering av kontraktstildeling
- 15.12.2009 Signering av kontrakt
2/9 2009 Kunngjøring i Doffin
Arbeidet med å følge opp styrevedtaket om skifte av biblioteksystem er i gang. Et kvalifikasjonsgrunnlag er nå kunngjort på Doffin.no, databasen for kunngjøring av offentlige innkjøp. Interesserte leverandører må melde sin interesse og supplere med etterspurt informasjon (av formell og økonomisk art, samt referanser) innen 30 dager. Etter fristens utløp vil kvalifiserte tilbydere få tilgang til selve forespørselen som bl.a. inneholder vår kravspesifikasjon. Arbeidet med forespørselen foregår fortsatt.
Dokumentet som nå er publisert er et ”Qualification Document – Negotiated Procedure over the EEC-threshold for the purchase of: Integrated Library System” med NTNU som innkjøpsorgan.
Arbeidet foregår etter følgende tentative tidsplan:
- 01.10.2009 Frist for å levere kvalifiseringsinformasjon
- 03.10.2009 Kunngjøring av hvilke tilbydere som vil få selve forespørselen
- 26.10.2009 Frist for å levere tilbud
- 02.11.2009 – 20.11.2009 Forhandlinger
- 30.11.2009 Annonsering av kontraktstildeling
- 03.12.2009 Signering av kontrakt
Qualification Document – Negotiated Procedure over the EEC-threshold for the purchase of: Integrated Library System
Kunngjøringstekst
Ekstraordinært styremøte 19/8 2009
I forbindelse med prosessen rundt skifte av biblioteksystem ble det 19/8 2009 avholdt et ekstraordinært styremøte.
Hensikten med møtet var å behandle dokumentene som skal sendes ut på anbud, og BIBSYS Styre fattet følgende vedtak:
"Styret finner at det er behov for ytterligere tid til å forberede anskaffelsesprosessen og setter 7. september som ny frist. Styrets ytterligere føringer er gitt i vedlegg. Styreleder gis fullmakt til å godkjenne endelig utgave av anbudsdokumentene."
Referatet kan leses i sin helhet på siden for styremøter.
Styremøte 17/6 2009
Arbeidet med moderniseringen av BIBSYS Biblioteksystem har kommet til en ny, viktig milepel.
BIBSYS sendte ut et ”Call for Interest” og mottok svar fra 5 internasjonale leverandører. Dette materialet har blitt studert av den nyopprettede Styringsgruppen for Biblioteksystem-konsortiet som 16. juni kom med en anbefaling til Styret i BIBSYS. Styret behandlet saken på et møte 17. juni og fattet et vedtak som gir føringer for det videre arbeidet. Det overordnede målet er å ha et moderne system i drift i 2012.
For å gjennomføre vedtaket, vil Styringsgruppen opprette en Arbeidsgruppe som sammen med BIBSYS vil utarbeide en overordnet kravspesifikasjon for et mer moderne system enn det som i dag er tilgjengelig fra leverandørene som ”hyllevare”. Det vil bli åpnet opp for at leverandørene benytter et samarbeid med BIBSYS og konsortie-medlemmene til å detaljutforme løsningene.
Styret gjorde følgende vedtak på styremøtet 17/6:
Sak 2009/38 Oppfølging av Behovsanalysen
Vedtak:
- Styret tar til etterretning at RFI prosessen har avklart at det neppe finnes et leveringsklart system som tilfredsstiller følgende krav til framtidsrettede IT-løsninger
- Enhetlig funksjonalitet for alle typer medier
- Tjenesteorientert arkitektur (SOA) med utstrakt bruk av web tjenester
- Modularitet
- Integrasjon med administrative systemer (innkjøp, regnskap, student, personal)
Styret har merket seg at flere leverandører signaliserer planer for systemer som tilfredsstiller ovennevnte krav og at det er grunn til å tro at det vil foreligge system som er leveringsklart i 2012. Styret er av den oppfatning at dagens BIBSYS Biblioteksystem vil kunne dekke driftsoppgavene fram til 2012-2015.
- Styret slutter seg til anbefalingen fra styringsgruppen for biblioteksystemet om at den videre anskaffelsesprosessen baseres på at kravene nevnt i punkt 1 ovenfor vektlegges ved utarbeidelse av RFP.
-
Styret er innforstått med at vurderingen av de tilbud som kommer inn som svar på RFP prosessen kan konkludere med et forslag om samarbeid med leverandør. Det forutsettes at dette gjelder samarbeid med leverandør med veldefinert og etablert prosjekt som er kommet lengre enn startfasen.
Dersom det ikke oppnås enighet med en leverandør om en slik avtale startes en ny RFP prosess rettet mot eksisterende systemer.
- Styret legger vekt på det gode innkjøpsfaglige samarbeidet med Innkjøps-seksjonen, Økonomiavdelingen NTNU
